Uma régua de cobrança é uma estratégia ou conjunto de etapas sequenciais que uma empresa ou organização segue para realizar a cobrança de valores devidos por seus clientes.
Esta ferramenta é projetada para ser uma abordagem estruturada e gradual, que visa recuperar os valores em aberto eficientemente, ao mesmo tempo, em que mantém um relacionamento saudável com o cliente.
Etapas da régua de cobrança
As etapas da régua de cobrança podem variar dependendo da empresa, mas algumas práticas comuns incluem:
Lembrete amigável: Um aviso inicial, geralmente enviado por e-mail ou carta, lembrando o cliente sobre o valor devido e solicitando o pagamento.
Contato telefônico: Se o pagamento não for efetuado após o primeiro lembrete, a empresa pode entrar em contato com o cliente por telefone para discutir o assunto e oferecer assistência na resolução do pagamento.
Notificação formal: Caso o cliente não responda aos lembretes anteriores, a empresa pode enviar uma notificação formal por escrito, que pode incluir informações sobre possíveis consequências, como juros, multas ou restrições de serviço.
Negociação ou acordo: Em alguns casos, a empresa pode oferecer opções de pagamento alternativas ou permitir que o cliente negocie um plano de pagamento para liquidar a dívida.
Medidas legais ou terceirização: Se todas as tentativas de cobrança falharem, a empresa pode tomar medidas legais, como contratar um serviço de cobrança terceirizado ou iniciar um processo de cobrança judicial para recuperar o valor devido.
É importante ressaltar que cada empresa pode adaptar sua régua de cobrança de acordo com suas políticas internas e com as leis e regulamentações vigentes em sua jurisdição.
O objetivo principal é garantir a recuperação dos valores devidos, ao mesmo tempo, em que mantém um relacionamento profissional com os clientes.
Boas práticas
Ações de forma estruturada
Estabeleça um processo escalonado com etapas bem definidas, indicando as ações a serem tomadas em cada fase da cobrança.
Proatividade
Envie lembretes de pagamento antes da data de vencimento, para evitar atrasos desnecessários. Isso pode ser feito por meio de mensagens automáticas, e-mails ou mensagens de texto.
Comunciação clara
Utilize uma linguagem educada e cortês ao se comunicar com o cliente em todas as etapas da cobrança. Mostre-se disponível para ajudar e fornecer informações adicionais, se necessário.
Flexibilidade
Considere oferecer diferentes métodos de pagamento e possibilidades de parcelamento, caso o cliente esteja enfrentando dificuldades financeiras. Isso pode facilitar a regularização da dívida.
Registros detalhados
Registre todas as interações e comunicações com o cliente, incluindo datas, horários, conteúdo das conversas e ações acordadas. Isso ajudará a manter um histórico claro e facilitará o acompanhamento do processo de cobrança.
Consistência na execução
Siga a régua de cobrança consistentemente e aplique as mesmas ações a todos os clientes que estejam inadimplentes. Isso ajuda a evitar tratamentos desiguais e a garantir que todos sejam tratados de maneira justa.
Automação
Utilize sistemas de automação para enviar lembretes, acompanhar pagamentos e gerenciar o processo de cobrança de forma mais eficiente. Isso economiza tempo e recursos.
Foco no relacionamento
Embora a cobrança seja importante para recuperar valores em aberto, não se esqueça de que a manutenção de um relacionamento positivo com o cliente é fundamental. Trate-o com respeito e cordialidade em todas as interações.
Revisão constantemente
Regularmente, revise e atualize suas políticas de cobrança, considerando as melhores práticas do mercado e as mudanças nas regulamentações. Isso ajudará a manter sua régua de cobrança eficiente e conforme as diretrizes vigentes.