O sistema bloqueava. A venda saía assim mesmo.
Situação
Indústria com venda a prazo para revenda, carteira pulverizada e equipe comercial própria. O controle de crédito era feito dentro do sistema de gestão, com bloqueio automático de pedido.
O que encontramos
Dezenove motivos de bloqueio estavam configurados — títulos em atraso, títulos protestados, restrição em serviço de proteção ao crédito, cheque negativado, limite excedido, consulta de crédito vencida, entre outros. A própria documentação do processo registrava, logo abaixo da lista, que nenhum deles impedia a venda ou o faturamento.
O bloqueio era um aviso na tela. O pedido seguia. E não havia no processo quem respondesse pela liberação: nenhuma alçada escrita, nenhum registro de quem liberou, nenhuma distinção entre o motivo que pede atenção e o motivo que deveria parar o pedido. Na prática, liberava quem estivesse conduzindo a venda.
O que mudou
Os dezenove motivos foram separados em duas famílias: alerta, que informa e deixa seguir, e trava, que exige liberação. Cada trava ganhou alçada por valor e por cargo, com registro de quem liberou e por quê. Protesto e restrição externa passaram a exigir decisão de nível acima do comercial. E o cálculo do limite deixou de ser um campo que alguém preenche, assunto de outro caso.
A lição
Controle que avisa e não impede não é controle. É o registro, feito pela própria empresa, do risco que ela decidiu correr sem ter decidido nada.