O sistema de cobrança é uma plataforma que permite que você receba o pagamento de clientes, agende cobranças, faça o controle das contas, entre outras operações. Além disso, permitem a geração do relatório de desempenho, função de extrema relevância para o acompanhamento do seu negócio.
A mensuração de desempenho pode variar entre as opções de software de cobrança disponíveis disponíveis no mercado.
Entretanto, muitas vezes não se obtém todas as informações para auxiliar na tomada de decisões, o que pode dificultar o processo de recuperação dos atrasados.
Por esse motivo, preparamos este post para que você entenda qual a importância do software de cobrança para a sua empresa e quais os benefícios da emissão de relatórios de desempenho. Confira!
Qual é a importância de um sistema de cobrança para a sua empresa?
A implementação de um software de cobrança no seu negócio, centraliza as informações e tornam os processos mais eficientes. Isso gera aumento da produtividade da equipe e, consequentemente, maior recuperação dos valores em atraso.
Além disso, o seu uso traz uma série de outras vantagens, dentre as quais podemos destacar:
- maior organização dos processos: como o software tem várias funcionalidades que permitem que os colaboradores atuem de acordo com determinado padrão, a probabilidade de erro é minimizada;
- aumento na segurança dos dados: o sistema permite o controle de acesso por cada usuário. Ademais, ele gera backups periódicos, o que faz com que a empresa sempre tenha suas informações seguras e atualizadas;
- eficiência na geração de boletos: com a centralização das informações, os boletos são emitidos com maior rapidez e facilidade, diminuindo as possibilidades de erros;
- melhoria na comunicação com os clientes: além de permitir o envio de e-mails ou mensagens automáticas com lembretes da data de vencimento, um bom sistema contém todos os dados necessários para que o atendimento seja realizado de forma eficiente.
É relevante destacar que, antes de escolher um sistema de cobrança para a sua empresa, é importante que você faça um comparativo entre as diversas opções disponíveis no mercado, pois existem softwares que oferecem inúmeras funções que podem não ser necessárias ao perfil do seu negócio.
Dentre as diversas funcionalidades existentes em um software, não deixe de considerar aquela referente à emissão de relatórios de desempenho da cobrança.
Com essa funcionalidade, você obtém um panorama da performance organizacional que pode auxiliá-lo no acompanhamento das suas metas e resultados.
Avalie bem as necessidades do seu negócio para que você possa implementar um software de cobrança que tenha todas as funções adequadas ao perfil do seu investimento, pois, assim, você terá processos mais produtivos e eficientes.
Além disso, não deixe de pesquisar sobre a credibilidade da empresa fornecedora do produto.
Quais são os benefícios dos relatórios de desempenho da cobrança?
São várias as vantagens que a avaliação desses relatórios podem trazer para o seu negócio. Podemos destacar:
Identificação de processos que precisam ser melhorados
A análise de informações como o tempo médio para estabelecer o contato com o cliente em diferentes canais ou os resultados de determinadas abordagens, por exemplo, é importante para indicar se as estratégias adotadas estão adequadas.
Por meio da avaliação desses dados, você pode verificar se alguns processos precisam de melhorias ou se devem ser excluídos da rotina da sua empresa.
Acompanhamento dos principais indicadores e metas definidas
O segmento de cobrança tem uma série de índices importantes a serem analisados para auxiliar na tomada de decisões, Por exemplo, montante de valores recuperados, a quantidade de atendimentos realizados e de problemas solucionados, o nível de produtividade dos colaboradores, etc.
Em meio a tantos indicadores de cobrança, os relatórios de desempenho auxiliam na organização dessas informações.
Os dados apresentados nos relatórios podem ser cruzados, o que resulta no fornecimento de informações valiosas para o seu negócio.
A partir deles, você pode verificar se as metas definidas serão efetivamente alcançadas ou, quando necessário, traçar novos rumos para o seu alcance.
Previsão de resultados
O monitoramento dos indicadores da cobrança permite que você faça algumas projeções para o seu negócio. Com a análise periódica dos relatórios de desempenho, é possível observar algumas tendências e comportamentos. Por exemplo, meses de maior ou menor recuperação dos atrasados, os períodos com maiores taxas de inadimplência, etc.
Realização de planejamento
Com a avaliação das informações dos relatórios de desempenho da cobrança, você pode fazer um planejamento mais adequado para o sua operação.
Como esses documentos fornecem informações reais da performance da sua empresa, você consegue realizar estimativas de despesas e receitas mais realistas, garantindo maior eficiência organizacional.
Avaliação da produtividade dos colaboradores
Por meio das informações contidas nos relatórios de desempenho da cobrança, é possível saber quais funcionários têm se destacado nas suas atividades e quais não têm alcançado os resultados esperados.
Assim, você pode adotar um programa de recompensas para aqueles que se sobressaíram — como bônus salarial e promoções, por exemplo — ou implantar medidas que visem a melhoria da performance — como por exemplo, treinar sua equipe de cobrança.
Acompanhamento e feedback
Conforme foi dito anteriormente, o monitoramento dos indicadores da operação é de extrema importância para avaliar o desempenho da empresa.
Além disso, analisar informações relativas à performance dos colaboradores e fornecer feedback permite que a sua equipe busque aperfeiçoar seu desempenho e se alinhar aos objetivos do seu negócio.
Divulgação de resultados
Essa etapa é tão importante quanto a análise dos dados contidos nos relatórios. Assim, todas as pessoas interessadas podem ter acesso às informações relevantes, orientando seu trabalho da melhor forma possível.
Como se percebe, a emissão do relatório de desempenho em um sistema de cobrança pode trazer muitas vantagens para a sua empresa.
Ao analisar as informações contidas nesses documentos, você pode tomar as decisões relacionadas ao seu negócio de forma simples, rápida e segura.
Portanto, ao adquirir um software nesse segmento, não deixe de verificar se ele tem essa funcionalidade e se a empresa contratada tem credibilidade no mercado.